נתחיל בהתחלה: המטרה העיקרית של בינה עסקית היא להעצים ולחזק את מנהלי העסק במידע "טוב" יותר שנגזר ממערכות המידע של העסק.
בינה עסקית הוא ביטוי שגור שקיים סביבו הייפ כבר מספר שנים. על אף שהוא כבר נפוץ למדי בארה"ב ובאירופה, בישראל קצב האימוץ שלו איטי, ואחת הסיבות העיקריות נעוצה בחשש של בעלי עסקים מתהליך היישום של מערכת BI.
מה יש לבדוק לפני שמטמיעים מערכת BI בעסק?
ההחלטה לגבי הטמעת מערכת BI בעסק צריכה לקחת בחשבון 3 גורמים:
- מערכות המידע הקיימות בעסק: כמה ואילו מערכות מידע קיימות בעסק, והאם הן מתממשקות עם התוכנה המבוקשת. Power BI מבית MS נוצר מתוך הבנת מגוון הכלים הקיימים אצל עסקים קטנים ובינוניים, ועל כן מותאם לרוב המערכות הנפוצות.
- הנתונים הקיימים במערכות המידע: האם הנתונים נמצאים במערכות המידע? סוג וטיב הנתונים תלוי בתרבות הארגונית. למשל: אם מדובר בחנות שמסווגת את מרבית הפריטים בקופה כ"פריט אחר", אז פלט של כלי BI יהיה חסר משמעות, ועם תהליך ההטמעה יהיה חייב לחול שינוי בהרגלי העבודה.
- הצרכים של העסק: מה הצורך ומה המטרות לשמן מבקשים לעשות את השינוי? ניתן להסיק מסקנות שונות מנתונים שונים בעסק, אך חשוב להבין מראש מאילו נתונים תגיע התועלת הגדולה ביותר.
מה כולל תהליך ההטמעה?
- איפיון
לאחר שלקחנו בחשבון את הגורמים החשובים והגדרנו מטרות, מתחילים לאפיין את המערכת: אחרי איזה מדדים הכי חשוב שנעקוב באופן שוטף; עבור איזה חריגות חשוב לנו לקבל התראה; איזה נתונים אנו רוצים לראות דבר ראשון על הבוקר; איך ייראו הדוחות; וכד'.
האיפיון נגזר מהבעיות והאתגרים עמם אתה מתמודד: על מה אתה משחית זמן מיותר? האם יש נתונים חשובים שאתה צריך באופן שוטף, אבל הפקת הדו"ח הרלוונטי מרגישה כמו עבודה סיזיפית?
תהליך האיפיון כולל בדרך כלל 1-2 פגישות עם אנליסט, ולרוב מסתיים תוך ימים ספורים. יש לציין כי בשלב זה אנו בודקים את ההתאמה של מערכות המידע והנתונים הנמצאים בהן.
מה כואב לך? לקוחות, מכירות, גביה, ביצועי סוכנים, עלויות ייצור, ניהול מלאי או מערך ההזמנות?
- הצעת מחיר
לאחר שעמדנו על המצב הקיים, איפיון המערכת ניתן לתת להעריך את המחיר בצורה מדויקת ולהעביר הצעה לתהליך היישום וכן לשירות השוטף. כשמדובר בעסקים קטנים, רובם בוחרים ב- Power BI של MS, אז לרוב עלות ההתקנה של מערכת עומדת על אלפי שקלים בודדים, והשירות על כ- 10-20 א' ₪ בשנה.
- טיוב מידע
בחלק מהמקרים נדרש הלקוח לבצע תיקונים והתאמות למסד הנתונים לפני תחילת עבודה. שלב זה כולל תיקון טעויות שהצטברו במערכות לאורך השנים. המטרה היא לעשות יישור קו בכל הקשור לנתוני העסק, על מנת שהמערכת תיבנה בצורה תקינה ומתאימה לטובת ניצול מירבי שלה. שלב זה משתנה מאוד מפרויקט לפרויקט, כך שקשה להעריך את אורכו.
- בניית המערכת
לאחר שהגדרנו את המצב הקיים ואת המטרות, ניגשים למלאכה: פיתוח מודל נתונים, יצירת מסכי תיחקור דינאמיים, בדיקת תאימות נתונים במערכת אל מול BI, התקנת רכיב רענון (על מנת שהמערכת תספק נתונים עדכניים אונליין), התחברות לנתונים, הקמת שאילתות, טיוב נתונים, הגדרות לחישוב המדדים ובניית הויזואליזציות.
תהליך זה נעשה על ידי אנליסט ותוך שמירה על קשר עם המנהל של הפרויקט מטעם החברה. בדרך כלל אורך שלב זה כמה שבועות (2-6) ומשתנה בהתאם לרמת המורכבות בפרויקט.
- מסירה
עם סיום בניית המערכת, מקיימים פגישה לטובת העברת השרביט, הכרת המערכת, יכולותיה והדרכים לנצל אותה באופן אופטימלי. תהליך נכון של הטמעת BI יכלול לרוב 3-4 דוחות בסיסיים לכל היותר, כדי לאפשר למנהלים עבוד עם הכלי ולנצל את יכולותיו עד תום.
הוספה של דוחות היא אפשרית בכל שלב, ולרוב מתבצעת לאחר 3-6 חודשים לאחר המסירה, כשיכולות הכלי ברורות והמנהל יכול להגדיר מטרות ספציפיות ומורכבות יותר.
- שירות
לאחר מסירת המערכת עוברים לשלב השירות, אשר כולל תמיכה מרחוק, טיפול בבעיות סובייקטיביות (שנובעות משימוש לא נכון, למשל) או אובייקטיביות (כשלים הקשורים לשרת או למוצר). השירות הוא 24/7 ורוב התקלות מטופלות באופן מיידי, מתוך הבנה כי לאחר שמתחילים לעבוד עם מערכת BI, היא הופכת לכלי בסיסי בניהול היומיומי.
לסיכום: הקמה של מערכת BI בעסק היא תהליך שאורך כחודש ימים ולרוב עלותו לא עוברת את קו 20 א' השקלים בשנה. כמובן שהשאלה החשובה היא לא מה העלות, אלא מה הערך המתקבל או במילים עסקיות: מה ה- ROI על המערכת. מאמר בנושא זה ניתן למצוא בבלוג.