Power BI הוא כלי נוסף בשורת הכלים של ענקית התוכנה Microsoft, אשר הושק לראשונה בשנת 2013 על מנת לתת מענה טוב ואיכותי יותר במקומות בהם תוכנת ה- excel כבר מתקשה לספק את הסחורה. BI, קיצור של Business Intelligence או בעברית בינה עסקית, הוא אחד התחומים החמים ביותר בעולם העסקי וצפוי לשנות את שיטות הניהול בקרב עסקים קטנים ובינוניים בעשור של 2020.
Power BI מה זה?
אנו חיים בעידן ה- Big Data, בו היתרון היחסי של עסקים וארגונים נעוץ במידע שלהם: על לקוחות, על יעילותם של ערוצי השיווק, על מדדי השירות, על ביצועי העובדים ולמעשה – כל מידע שאנו מודדים יכול לשפר את פעילותנו.
תוכנת ה- Excel, המשמשת מזה כ- 20 שנה כפטיש והאיזמל של אנליסטים ושל אנשי כספים בפרט, נחשפה במגבלותיה ככל שמסדי הנתונים גדלו והצורך לנתח פרמטרים מגוונים יותר גדל. גם במשרדי Microsoft זיהו את הבעיה, והחליטו לבנות כלי נוסף, שיתחרה בכלים הקיימים בעולם הבינה העסקית: Power BI.
נעמוד על מספר יתרונות שיבהירו מתי ומדוע כדאי לעבור לעבוד עם Power BI:
- טיוב נתונים קל ונח
אנליסט טוב אוהב לנתח מידע. אבל כל אנליסט יגיד לכם שאחד הדברים הפחות מלבבים בעבודתו על מסד נתונים, הוא שלב טיוב הנתונים.
מכירים את זה שעלינו להכין דו"ח שבועי / חודשי / רבעוני, וכל פעם אנו נדרשים להתחיל בהכנת מסד הנתונים: סידור, ניקוי, מילוי חוסרים ותיקון טעויות, בין אם נובעות מהקלדה שגויה או מטעות המובנית במערכת המידע. לאנשי האקסל, חלק זה הוא אחד המתסכלים, מאחר שבכל פעם עלינו לחזור על אותן פעולות מחדש.
ב- Power BI מצאו פתרון אלגנטי, ובעזרת המרכיב Power Query לעשות את העבודה השחורה פעם אחת בלבד! כשנרצה לעבוד על אות דו"ח בשבוע הבא (רק עם נתונים שונים), כל הפעולות הרפטטיביות הקשורות לעיבוד המידע – יתבצעו באופן אוטומטי. וכך נחסכו לנו הרבה זמן, כאב ראש וטעויות מתסכלות.
2. התממשקות אוטומטית למסדי נתונים אונליין
מערכות מידע הן מנת חלקו של כל עסק: בין אם מדובר בעסק קטן שיש לו CRM בלבד, או עסק גדול יותר שעובד גם עם חשבשבת, רווחית, Google Analytics, ERP או תכונות ייעודיות לתחום הפעילות. הדבר האחרון שבעל עסק רוצה הוא התמודדות עם כלי נוסף.
גם פה הוכיחה ענקית התוכנה כי היא עשתה את שיעורי הבית היטב ויצרה כלי שלא דורש "בייביסיטר": Power BI מתממשק למערכות המידע הקיימות בעסק ומושך מהם את הנתונים, כך שאין צורך להזין אליו נתונים ולא לעבוד עליו. הכלי משמש אך ורק כ"משקפיים" המשמשות את המנהל לראות טוב יותר את הנתונים.
בעזרת ה"משקפיים", המנהל רואה בדיוק את המידע החשוב לו אונליין – בדיוק כמו שהוא מופיע ב- CRM או בתוכנה אחרת שמותקנת בעסק. במידה והתוכנה בה אתם במשתמשים בעסק שלכם איננה עתיקת יומין – Power BI יידע להתחבר אליה.
3. זמינות והתראות בכל מקום
Microsoft לא התקמצנה גם בכל הקשור לאפליקציות למכשירים השונים: על מנת שהכלי יהיה זמין לנו גם כשאנו מחוץ למשרד או אפילו בחופשה, נבנו לו אפליקציות מותאמות למחב (Web), לטאבלט ולמובייל.
בנוסף, ניתן להגדיר באיזה מקרים נקבל התראה במייל או באפליקציה (למשל: חריגה ממדד מסוים), על מנת שנוכל להיות בשליטה מלאה על הנעשה בעסק, גם בהיעדרנו.
4. ויזואליזציה צבעונית, ברורה ודינאמית
אחת הבשורות העיקריות של הכלי נעוצה בשכבה הויזואלית שלו: דוחות צבעוניים ונעימים לעין, הכוללים מגוון סוגים של גרפים אשר משתנים בלחיצת כפתור, בהתאם לנתון המבוקש.
למשל, בבואנו לבחון את תוצאות אפריל, נרצה להתמקד רק בנתונים השוטפים ואלה מהתקופה המקבילה אשתקד. כך, הניתוח והמסקנות יתמקדו רק בנתונים הרלוונטיים, ללא "רעשים" מיותרים.
הנתונים הופכים לקוביה אותה ניתן לסובב, ולבחון אותה כל פעם מכיוון אחר: אם ניקח למשל פעולת מכירה: נוכל להסתכל בה פעם אחת מהצד של הסוכן (כל העסקאות שהוא ביצע), פעם שניה מהצד של הלקוח (כל הלקוחות להם מכר), פעם שלישית מהצד של המוצר (כל המוצרים שהוא מכר), פעם רביעית מהצד של המחיר (סך המכירות), פעם חמישית מהצד של הגביה, פעם שישית מהצד של זמן האספקה וכו'.
הערכים שמתקבלים רק מהויזואליזציה הם מרובים: זיהוי מגמות בקלות, הסקת מסקנות עסקיות בזמן אמת, חיסכון בזמן ובכסף ובשורה התחתונה: שיפור השורה התחתונה – הגדלת הרווחיות של העסק.
5. דוחות בהתאמה אישית
דמו את Microsoft Power-BI ללגו, בדיוק כמו זה שהיינו משחקים בו כשהיינו ילדים, בעזרתו אפשר לבנות כל מה שרוצים (ככל שבעסק שלנו קיימים הנתונים הרלוונטיים): מנהל הכספים ישתמש בגרפים צבעוניים שיבחנו את התפלגות המכירות – לפי מוצרים, לקוחות, תקופות וכיו"ב; מנהל המכירות ירצה לקבל טבלאות עם מדדי הביצועים של הסוכנים השונים; ומנהל המחסן ירצה להיות במעקב על סוגי הפריטים במלאי והכמויות השונות שבנמצא.
בעסקים קטנים יותר, בהם אין מנהלי מחלקות ורוב הניהול מתרכז אצל 1-2 מנהלים, החשיבות של הכלי גוברת, שכן חלוקת הקשב הנדרשת היא גדולה יותר, ובעזרתו ניתן לראות נתונים על מכירות, שירות, גביה, תזרים, לקוחות, ספקים, עובדים וכולי – במסך אחד.
6. אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר
Power BI יושב על Azure, הענ"ן של MS. אימפריית תוכנה שמשרתת מיליוני לקוחות מסביב לעולם איננה יכולה להרשות לעצמה שלא להיות בטופ מבחינת אבטחת מידע, בעידן בו הסייבר הוא המלך.
כמשתמש Power BI, אתה הופך אוטומטית ללקוח של שירותי הענ"ן של MS במחיר אפסי, וכך אתה יכול להסיר דאגה מעל לבך בכל נושא אבטחת המידע.
7. מחיר שווה לכל עסק
במשך מספר שנים שלטו בשוק מספר חברות שהציעו כלי BI בעלות שנתית של עשרות ואף מאות אלפי שקלים – מה שאיפשר רק לחברות גדולות ותאגידי ענק ליהנות מהיכולות של הטכנולוגיה. MS החליטה לעשות הכל כדי להוריד את המחיר ולהפוך את הכלי נגיש לכל עסק קטן: נכון להיום, יישום של כלי בכל עסק מתחיל מאלפי שקלים בודדים (חד פעמי) ומעלות קבועה שסובבת סביב 1,000 ₪ בחודש (בגין אחזקה ושירות).
לאור העובדה שכל עסק שמנצל נכונה את יכולות ה- BI מצליח לשפר את התוצאות העסקיות, אז העלות הריאלית של הכלי היא אפסית ואף שלילית! כן כן – הכלי מחזיר לכם כל חודש יותר כסף ממה שאתם משקיעים בו, ממש כמו שכר דירה שמכסה את המשכנתא ועוד משאיר לכם עודף ביד.
בסופו של דבר, מדובר במוצר של Microsoft, והאינטואיציה שעובדת באקסל, וורד ו- PP, נכונה גם פה. הכלי נבנה כדי לשרת עסקים קטנים כגדולים, ועל מנת להמשיך לשפר אותו כל העת, מחזיקה MS פורום משתמשים רחב. אל הפורום זורמים פידבקים והצעות לשיפור מדי יום, ואלה שמקבלות את התמיכה הנרחבת ביותר – מתווספות לכלי. בשנים האחרונות דירגה "גרטנר" את הכלי כמוביל בשוק הן מבחינת ביצועים עכשוויים והן מבחינת יכולות עתידיות. עולמם של בעלי עסקים קטנים השתנה בשנים האחרונות, ומהפכת המידע כבר כאן. בארה"ב היווה Power BI מנוע הצמיחה השלישי של MS בשנת 2018, מה שאומר שהעסקים הקטנים באמריקה כבר אימצו אותו.
איך כותבים? פאוור בי איי
מערכת Power BI בשפה האנגלית, ובתרגומה לשפה העברית נרשמת בכמה אופנים – כולם נכונים, כולם מקובלים, אבל גם כולם מבלבלים.
בין הצירופים נמצא את "פאוור בי איי", "bi power", "פאוור bi" וכן שגיאות כתיבה והקלדה נפוצות כמו "power bi", "powebi", "poer bi", "pwer bi" ומי מאיתנו לא הקליד בעברית מילה לועזית ויצא לו "פם'קרנן" כאשר ביקש להקליד "powerbi".
מדריך power bi תוכלו למצוא בקישור.