מערכת BI (בינה עסקית) – ניתוח המידע הנצבר והזורם בארגון שלך
מערכת BI היא לוח המחוונים של העסק שלך, היא בעצם בינה-עסקית (BI לעסקים) המראה לך בכל רגע נתונים חיים על המדדים החשובים בו. כמו ברכב, גם במערכת BI טובה, אתה יכול לדעת בדיוק מה מצב העסק בכל רגע נתון, וגם היא מדליקה נורות אזהרה ברגע שעלולה לצוץ בעיה. להבדיל מהדאשבורד ברכב, מערכת BI היא דינמית!
"מה אפשר לעשות בעזרת מערכת BI בעסק?"
"דאשבורד" בסיסי של מערכת BI יכול להראות בדרך פשוטה וקלה להבנה מגוון מדדים כמו:
- רווחיות לפי מוצר
- מכירות לפי תקופה
- גידול במכירות לפי אזור
- ביצועי גביה לפי סוכן
- תקציב מול ביצוע בכל פרויקט
- הוצאות חשמל לפי סניף
- כל KPI שמתאים לך לפי בהתאם לתחום בו אתה פועל
דוגמאות: בתחום הסיטונאות, מתמקדים מנהלים רבים במעקב אחר רווחיות לפי קבוצות מוצרים באזורים שונים; בפעילות בעלת אופי פרויקטלי מתמקדים המנהלים במדדים הנוגעים לתקציב מול ביצוע בכל פרויקט; ובחברות לוגיסטיקה, מדד נפוץ הוא רווחיות לסוכן, אשר עוזר לנהל באופן יעיל יותר בין אם ברמת התפעול ובין אם ברמת התמריצים. ככל שקיים מידע, ניתן לנתח אותו כדי לנצל אותו לטובת קבלת החלטות טובה יותר.
מערכת BI לעסקים היא כלי שמותקן על המערכות הקיימות בעסק ויודע (עם ביצוע התאמות נכונות) למשוך מהן את הנתונים ולפלוט אותם בדרך הנוחה ביותר לנתח אותם ולקבל החלטות. רק כדי לפשט: בלוח המחוונים של הרכב אתה מקבל מדדים ספציפיים ורלוונטיים, כדי לדעת מתי צריך לתדלק, מתי צריך לעצור בצד ומתי להיכנס למוסך.
"העסק שלי קטן מדי"
עדין שואלים "מה זה BI ולמה אני צריך בינה-עסקית?
הטעות הראשונה של בעלי עסקים, נעוצה באמונה מוטעית זו. כמו שחשבו כמה בעלי עסקים, כשהציעו להם שירותי e-mail אי שם ב- 1995. מרבית השיפורים הטכנולוגיים בעולם העסקי מאומצים תחילה ע"י חברות ענק וארגונים וגדולים, בעיקר בזכות הידע והמשאבים שיש להם כדי להבין ולנצל אותם. חלק מאותם חידושים זולגים עם הזמן גם למגזר העסקים הבינוניים והקטנים, ואלה שמשכילים לזהות אותם בזמן, זוכים ביתרון יחסי יקר מפז.
החדשות הטובות: מזה מספר שנים כבר קיימת מערכת BI שמותאמת לעסקים קטנים הן מבחינת יכולות והן מבחינת עלויות. בינה עסקית לעסקים קטנים אינה עוד פנטזיה רטובה של מנהלי מערכות-מידע, אלא מציאות מוכחת בשטח.
"יש לי דוחות מהאקסל / פריוריטי / סאפ, למה אני צריך גם את זה?"
כמו שיודע כל מי שלמד פעם שיווק, כל מוצר (והדוגמא המפורסמת: נייר טואלט) נולד כדי לענות על צורך קיים. מוצרי BI לעסקים נולדו לאחר שארגונים רבים הבינו כי הם לא מקבלים את מענה משביע רצון מהמערכות הקיימות שלהם.
שלושת היתרונות העיקריים של מערכות BI על פני הפתרונות הקיימים:
- מיידיות/שקיפות – קבלת החלטות מושכלות ובזמן אמת, לעתים תוך דקות, יכולה לעשות את ההבדל ולעתים לחסוך כסף רב.
- מערכת BI מספקת מעבירה נתונים בזמן אמת למקבלי ההחלטות, מה שהופך את העסק שלך ל"שקוף" ובכך מסייע לך לקבל ההחלטות, כאילו היית אתה ברצפת הייצור/מכירה.
- דינאמיות – הפקת דוחות היא אחד מ"בזבזני" הזמן העיקריים של חשבים, כלכלנים וגם מנהלים בעסקים קטנים ובינוניים. לפעמים אנחנו יכולים לעבוד על דו"ח שעות, אבל בגלל נתון שלא הוכנס או התאמה קטנה שנדרשת, צריכים לעשות הכל מהתחלה (או במקרה הטוב מפילים את זה על אחד העובדים).
דאשבורד BI דינאמי הופך את הפקת הדוחות למשימה שמבוצעת בלחיצת כפתור, וחוסך לנו כמה שעות פנויות בהן אפשר לנתח את הנתונים ולקבל החלטות מושכלות. ה- KPI העיקרי שלנו חרג מהנורמה ונצבע באדום? בוא נלחץ עליו ונרד לרמת רזולוציה גבוהה יותר כדי להבין מאיפה הגיע הנתון, האם זו טעות ומה אפשר לעשות בנידון, ברגע זה!
"נתונים זה נחמד. אבל מה בדיוק זה נותן לי?"
בינה עסקית לעסקים קטנים ובינוניים, היא ההווה ולא העתיד.
אם פעם היינו עובדים בלהשיג מידע לגבי המתחרים, הלקוחות, הספקים והמחירים בשוק בו אנו פועלים, היום אנחנו חיים בעולם בו המידע זורם לכל הכיוונים. היתרון הוא לא למי שמחזיק בידע, אלא למי שיודע לנתח אותו ולתעל את התובנות לשיפור העסק.
הגדלת המכירות וחשוב יותר- הרווחיות, נמצאת בפרטים הקטנים: חיסכון בעלות אחסנה, הקטנת הוצאות דלק, שיפור הביצועים של סוכני המכירות, ניהול מלאי מדויק יותר, הגברת יעילות העובדים – כל דוגמא כזו טומנת בחובה אפשרות להגדלת שולית של הרווחיות. ביחד מדובר במספרים גדולים.
מוצר של מיקרוסופט
כיום קיימים בעולם ה- BI מספר פתרונות, כמה מהם מצוינים ועובדים כבר מצוין אצל עשרות אלפי עסקים ברחבי העולם וגם בישראל.
מבין כלי ה- BI המצוינים, אנחנו בחרנו לעבוד עם הכלי שפותח על ידי מיקרוסופט: Power BI. למה?
- מקסימום תאימות – מדובר בכלי שפותח על ידי ענקית התוכנה הותיקה על בסיס המנוע של excel. זה אומר שהמערכת יודעת "לדבר" ולהתממשק עם (כמעט) כל מסד נתונים. גם עם המערכות בעסק שלך.
- אבטחת מידע – המערכת מותקנת על ענ"ן של מיקרוסופט, כך שמבחינת שמירה על הנתונים שלך – אתה יכול לישון בשקט.
- קהילת משתמשים – לטובת שיפור המוצר הקימה מיקרוסופט קהילה של משתמשים מרחבי העולם, אשר מעבירים הצעות לשיפור מדי יום. המוצר משופר בהתאם לבקשות והצרכים שעולם מהשטח כל העת.
- מחיר – הכלי נבנה והותאם עבור מגזר העסקים הקטנים והבינוניים, גם מבחינת מחיר. העלויות של הטמעת Power BI נמוכה פי כמה ביחס לאלטרנטיבות. ניתן להבין זאת כבר עם הבקשה להצעת מחיר, שאצל המתחרים העיקריים Qlikview ו- tableau מבוססת על עשרות משתמשים ומתחילה בעשרות אלפי שקלים בשביל מערכת בסיסית.
"אם זה מוצר של מיקרוסופט, בשביל מה אני צריך אתכם?"
שאלה מצוינת, ולמעשה, אפשר להתקין את התוכנה במחשב ולהתחיל לעבוד. גירסת ה- PRO מסופקת על ידי מיקרוסופט בעלות של 10$ בחודש ופתוחה לכולם. אבל רגע –
זה קצת כמו לקנות excel ולצפות שנתקין אותה, נפתח קובץ, ונקבל טבלאות מוכנות; או Power Point עם מצגות מוכנות, בדיוק בשבילנו. זה לא ממש ככה.
בדומה למערכת של Priority, גם מערכת BI דורשת אפיון והתאמה לעסק הספציפי שלך. אם רוצים שהבניין יעמוד ישר, חשוב לדייק בבניית היסודות, ואם רוצים לנצל את כלי ה- BI כמה שיותר ולהפיק ממנו תובנות של ממש, חשוב להשקיע ביישום ובהטמעה הראשוניים.
"אז כמה עולה מערכת BI לעסק?"
מחיר הטמעת המערכת: כמה שתרצה שהיא תעלה. הכלי הוא מודולרי, וככל שמרחיבים אותו ומגדילים את מספר המשתמשים – מחירו עולה. עם זאת, אנו תמיד ממליצים להתחיל עם מערכת בסיסית, שתאפשר להכיר את הכלי ולהשתמש בו מהיום הראשון. מחירה של מערכת בסיסית יכול להיות גם אלפי שקלים בודדים, בכפוף לאפיון הצרכים הספציפיים בעסק שלך.